REPSE, ICSOE Y SISUB, todo lo que debes saber.

El 20 de abril de 2021, se aprobó en el Senado de la República la Reforma Laboral relacionada a la Subcontratación Laboral, entrando en vigor el 23 de abril . De esta manera, quedó prohibida en México la subcontratación, también llamada outsourcing. En su lugar nos presentan a la «Subcontratación de servicios especializados» y con ella los términos REPSE, ICSOE y SISUB.

Esto conlleva que aquellas empresas que se dediquen a prestar servicios especializados a otras empresas deberán estar dadas de alta en el Registro de Prestadoras de Servicios especializados y Obras Especializadas (REPSE). Además de presentar declaraciones cuatrimestrales ante el IMSS e INFONAVIT, mediante los sistemas ICSOE y SISIUB, respectivamente.

Desde el 1° de septiembre del 2021, las empresas debieron contratar directamente a sus empleados sin un tercero de por medio y asegurarse que las aportaciones fueran equivalentes al sueldo que perciben.

La única forma de que una empresa subcontrate a terceros, es cuando estos servicios especializados no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la beneficiaria de estos, además que aquel que brinda los servicios debe encontrarse registrarse en el padrón público.

De esta manera, es obligatorio que aquellas empresas que decidieron continuar ofreciendo la subcontratación de servicios especializados a terceros, debieron registrarse ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, bajo el padrón del REPSE.

¿Qué es el REPSE?

Es un padrón de registro en donde se encuentran todas las personas físicas y morales que se dedican a prestar servicios especializados a terceros. Fue habilitado a raíz de la Reforma de subcontratación a la Ley Federal del Trabajo, en su artículo 15, en donde establece la obligación de contar con este registro, además de que indica que es la Secretaría del Trabajo y Previsión Social la encargada de hacer esos registros públicos.

¿Qué son los servicios especializados?

Los servicios especializados son aquellos que se brindan a clientes pero que no forman parte de la actividad principal de éstos. La STPS habilitó el sitio oficial del REPSE en el cual se puede consultar el catálogo de los servicios especializados dentro del Padrón Público de Contratistas.

Ejemplos de servicios especializados son:

• Empresas de limpieza
• Empresas de comedores industriales
• Contratistas
• Casas de asesoría y certificaciones que tengan que certificar cualquier servicio o producto dentro de las instalaciones del cliente
• Capacitaciones presenciales en instalaciones del cliente
• Empresas de logística
• Empresas de salud ocupacional
• Empresas de control de calidad
• Empresas de jardinería
• Empresas de mantenimiento
• Empresas de mantenimiento industrial

¿Por qué tener REPSE?

Ahora por ley toda empresa que requiera servicios especializados de un tercero, tendrá que solicitarle su debido registro ante la STPS, en el padrón del REPSE. Por lo que si no se cuenta con dicho trámite, no se podría llevar a cabo el trato entre ambas partes.

¿Cómo saber si debo registrarme en el REPSE?

Si tienes una empresa que ofrece servicios dentro de las instalaciones de tu cliente o proveedor, debes registrarte ante el REPSE. Esto por la sencilla razón de no formar parte de la actividad principal de tu cliente.

¿Qué sucede si no se está inscrito en REPSE?

Desde el 11 de octubre de 2021 la autoridad ha hecho revisiones estratégicas de cumplimiento del REPSE, y en caso de encontrar irregularidades, ambas partes pueden caer en multas, invalidación de facturas e incluso en prácticas ilícitas, ya que la subcontratación ya es considerado un delito.

Procedimiento para el registro REPSE

A continuación te compartimos el proceso para el registro ante el REPSE:

1. Entrar a la página oficial de REPSE
2. Accede mediante la e.firma del negocio
3. El sistema hará una revisión automática para verificar que la persona física o moral está cumpliendo con las obligaciones fiscales y de seguridad social ante el IMSS, SAT e INFONAVIT
4. En caso de que no esté activo el servicio de consulta, el sistema solicitará que se suba en PDF las opiniones positivas de cumplimiento de las 3 instituciones
5. En caso de resultar todas las respuestas positivas podrás avanzar a la siguiente fase
6. En caso de que al menos una respuesta sea negativa, el sistema informará que su trámite de registro está terminado y tendrás que solventar el pago pendiente con la institución correspondiente
7. El sistema le solicitará datos generales de:
   • Representante legal
   • Datos del acta constitutiva
   • Constancia de situación fiscal y del notario o corredor público
8. Después deberás indicar el nivel y categoría de riesgo de acuerdo al “Catálogo de actividades para la clasificación de las empresas en el seguro de riesgos de trabajo” del IMSS
9. El sistema solicitará que se transcriba literalmente la actividad que desea registrar de acuerdo a la constancia de situación fiscal para el caso de las personas físicas, y por lo que hace a las personas morales deberán de transcribir de manera literal el objeto social
10. Después subirás escaneada la hoja o las páginas de la constancia de situación fiscal donde aparecen las actividades que desea registrar o el acta constitutiva en donde aparece el objeto social, resaltando en ellas las actividades que desea registrar.
11. Después deberás capturar la actividad o las actividades que desea registrar, las cuales deberán de formar parte de su constancia de situación fiscal u objeto social. Deberá escribirlas de manera literal tal y como aparecen en su constancia de situación fiscal o en su objeto social.
12. Adicionalmente deberás indicar en qué categoría del catálogo anexo que se desplegará se engloba cada una de las actividades solicitadas. 
13. Después deberás requisitar un cuestionario por cada una de las actividades de las que hayas solicitado el registro.
14. Una vez concluida la requisición del cuestionario o los cuestionarios, el sistema le solicitará que suba en PDF:
    • Identificación Oficial Vigente de la persona física o representante legal
    • Poder Notarial
    • Acta Constitutiva o Constancia de Situación Fiscal
    • Constancia de Inscripción en el RFC
    • Registro (s) Patronal (es) ante el IMSS
    • Comprobante de Domicilio (Luz, Predial, Teléfono)
    • Comprobante de la nómina en formato XML
15. Una vez requisitada y realizada la carga de la información y la documentación, la Plataforma le asignará un número de folio con el que el solicitante podrá dar seguimiento al registro.

Después de realizar tu registro, la STPS contará con 20 días hábiles para revisar toda tu documentación y notificarte sobre tu solicitud. Si es aprobada, ya podrás realizar contratos de subcontratación.

Con tu registro, cada cuatro meses deberás presentar tu declaración ante la ICSOE

¿Qué es el ICSOE?

Con el objetivo de facilitarle a las empresas el cumplimiento de las obligaciones que tienen ante el IMSS y con sus trabajadores; se creó la Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializadas (ICSOE). De esta manera, las empresas tienen la obligación de reportar ante el IMSS toda la información de los contratos celebrados en materia de Subcontratación, de manera cuatrimestral.

¿Quienes están obligados a presentar la declaración o informes cuatrimestrales ante la ICSOE?

Las personas físicas o morales que tengan registro REPSE están obligados a presentar la informativa de los contratos celebrados ante la ICSOE.

¿Qué tipo de declaraciones se pueden presentar ante la ICSOE?

Se podrán presentar dos tipos de declaratorias:

• Con información: si tienes contratos de servicio vigentes
• Sin información: en caso de no contar con contratos vigentes

¿Qué sucede si no se presenta la informativa de los contratos?

La organización puede ser sancionada por el IMSS con una multa de 500 a 2000 UMAs de acuerdo a lo establecido en el artículo 304 D de la Ley del Seguro Social en relación con el artículo 304 B.

¿Cuándo se deben presentar los informes cuatrimestrales?

Aquellas personas físicas y morales que estén registradas ante el RESPSE, deberán presentar sus informes de forma cuatrimestral, a más tardar los días 17 de los meses de enero, mayo y septiembre. Si el día 17 cae en un día inhábil se pospondrá el plazo al siguiente día hábil.

Cuatrimestre	Límite para presentar el informe ante el ICSOE
Enero-Abril	17 de Mayo
Mayo-Agosto	17 de Septiembre
Septiembre-Diciembre	17 de Enero

¿Qué información se necesita para subir el informe cuatrimestral al ICSOE?

Necesitarás la siguiente información y documentación:

• Información del contratante y contratista
• Nombre
• Denominación o razón social
• RFC
• Domicilio social o convencional
• Correo electrónico
• Teléfono
• Información del contrato
• Objeto del contrato
• Periodo de vigencia
• Información de los trabajadores
• Número de seguridad social
• CURP
• Salario base de cotización
• Documentos a adjuntar
• Copia del registro REPSE

¿Cómo ingresar al ICSOE?

A continuación te compartimos una guía para acceder al ICSOE:

1. Ingresa al portal del IMSS
2. Selecciona el apartado de Patrones o Empresas
3. Elige la opción cumplimiento de obligaciones fiscales
4. Elige la opción ICSOE
5. Elige cualquiera de las dos opciones de acceso
   • Usuario contratista: ingresa con e.firma (nunca la del representante legal)
   • Usuario capturista: ingresa con el CURP y contraseña de la persona designada por el contratista.

¿Qué es el SISUB?

El Sistema de información de Subcontratación (SISUB) es un canal electrónico para las empresas o personas físicas registrados ante el REPSE, cumplir con la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, quiénes les solicitan la información de los trabajadores que participaron en los contratos que celebraron durante el periodo correspondiente. Las empresas también podrían solicitar el REPSE a otras mediante el SISUB.

¿Qué se necesita para dar cumplimiento a la informativa ante el SISUB?

• Estar registrado en el Portal Empresarial
• REPSE en formato pdf
• Escritura constitutiva y modificaciones en pdf
• RFC
• Envío de formatos preestablecidos que puedes descargar en Material Relacionado
• Layout detalle contrato
• Layout detalle trabajadores
• Layout información sujeto obligado

¿Qué información se debe presentar ante el SISUB?

En relación al artículo 29 Bis de la Ley del INFONAVIT, se menciona que la información deberá contener:

• Datos generales
• RFC
• Registro Patronal ante el IMSS
• Objeto y vigencia de los contratos
• Número de trabajadores
• Categoría de los trabajadores
• Contratos de servicio
• Montos de las aportaciones y amortizaciones
• Información de los trabajadores
• Determinación del salario base de aportación
• Copia simple del registro REPSE

¿Cómo ingresar al SISUB?

1. Entra al Portal Empresarial
2. Si ingresas por primera vez, elige la opción CREAR CUENTA
3. El sistema solicitará:
   • Número de Registro Patronal
   • Correo electrónico registrado con el NRP
   • Contraseña generada al momento del registro

¿Quiénes están obligados a presentar la declaración ante el SISUB?

Cualquier persona física o moral que ejecute servicios especializados u obras especializadas registradas ante el REPSE. En el momento que la STPS valide el registro, la persona física o moral está obligada a presentar la declaración de los contratos ante el INFONAVIT y SISUB.

Informes cuatrimestrales ¿Cuándo se deben presentar?

De igual manera en que se hace ente la ICSOE, aquellas personas dadas de alta en el REPSE, deben presentar información de sus contratos celebrados de forma cuatrimestral, contando hasta el día 17 del mes correspondiente. En caso de caer en día inhábil se pasará al siguiente día hábil.

Cuatrimestre	Límite para presentar el informe ante el SISUB
Enero-Abril	17 de Mayo
Mayo-Agosto	17 de Septiembre
Septiembre-Diciembre	17 de Enero

Preguntas más frecuentes en relación al REPSE, ICSOE y SISUB

¿Quiénes pueden acceder al SISUB y al ICSOE?

Todas las empresas que están registradas en el REPSE.

¿Cuántas declaraciones se pueden cargar al INFONAVIT?

La información declarada debe ser del total de los contratos por subcontratación de servicios especializados activos en el cuatrimestre.

¿Qué sucede si tengo más de un registro patronal?

Se enviará un solo conjunto de archivos a través del registro patronal identificado en el Portal Empresarial y se deberá declarar en estos archivos la información de todos los trabajadores que durante el cuatrimestre prestaron servicios.

Conclusión

Personas físicas o morales que se dediquen a dar servicios especializados dentro de las instalaciones de sus clientes y que sus servicios no formen parte de la actividad principal, deben registrarse ante el REPSE. En caso de ofrecer este tipo de servicios y no estar registrado ante el REPSE, se considera como una actividad fuera de la Ley.

Las empresas registradas ante el REPSE deben de subir sus informes cuatrimestrales sobre los contratos realizados durante el periodo ante dos sistemas o herramientas. Para el IMSS es la ICSOE, ante el INFONAVIT es el SISUB.

Es importante que se cumplan todas las especificaciones que vienen en la ley en materia de subcontratación, y presentar en tiempo y forma las informes correspondientes, para evitar posibles multas.