¿Has tenido problemas al cancelar un CFDI? La cancelación es un proceso común en el ámbito fiscal de México, pero no siempre está claro en qué casos debe realizarse, cómo llevarla a cabo o qué implicaciones puede tener ante el SAT. En este artículo, aclararemos todos estos puntos y te brindaremos recomendaciones para evitar errores que puedan afectar tu cumplimiento fiscal.
¿Qué es un CFDI?
Un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es un documento electrónico que certifica una transacción económica, ya sea una venta, un servicio o una actividad relacionada con el pago de impuestos. Los CFDI son emitidos a través de plataformas certificadas y son fundamentales para:
-Registrar ingresos.
-Acreditar deducciones fiscales.
-Cumplir con las obligaciones tributarias.
Cada CFDI incluye información como el monto, el concepto, los impuestos aplicables y los datos del emisor y receptor.
Motivos más comunes para cancelar una factura electrónica:
La cancelación de un CFDI puede ser necesaria cuando:
| Error en la información: | Si el comprobante contiene errores en datos como RFC, monto, concepto o impuestos. |
| Duplicación: | Cuando se emiten dos o más CFDI por la misma operación. |
| Operación no realizada: | Si la transacción no se llevó a cabo. |
| Devolución o ajustes: | Cuando un cliente devuelve el producto o se ajustan los términos de la transacción. |
| Cambios en el tipo de comprobante: | Por ejemplo, si un CFDI se emitió como factura y debió ser un complemento de pago. |
En el proceso de cancelación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), existen varios tipos de cancelación, cada uno adecuado para distintas situaciones. Conocer estas opciones te permitirá cumplir con las disposiciones fiscales y mantener tus registros actualizados de manera correcta.
¿Cómo realizar la cancelación de un CFDI?
A partir de los cambios implementados en el nuevo esquema de cancelación del SAT, cancelar un CFDI implica cumplir con los siguientes pasos:
- Solicitud de cancelación:
- Accede al portal del SAT en la sección de «Cancelación de Facturas».
- Selecciona el CFDI que deseas cancelar ingresando su Folio Fiscal (UUID).
- Autorización del receptor:
- Si el CFDI se emitió en el año fiscal actual, el receptor debe aceptar o rechazar la solicitud de cancelación en un plazo de 3 días hábiles. Si no responde, la cancelación se aprueba automáticamente.
- Emisión de CFDI relacionado:
- En algunos casos, debes emitir un nuevo CFDI que relacione al cancelado, indicando el motivo de la cancelación.
- Motivo de la cancelación:
- Elige con las siguientes claves:
01: Comprobantes emitidos con errores con relación.
02: Comprobantes emitidos con errores sin relación.
03: No se llevó a cabo la operación.
04: Operación nominativa en una factura global.
Si se sustituye el comprobante, se usa la clave 01 y se incluye el folio fiscal del nuevo CFDI.
Cuando la cancelación requiere aceptación, el receptor recibe una notificación en su Buzón Tributario y tiene tres días hábiles para aceptarla o rechazarla. Si no responde, se aprueba automáticamente (positiva ficta). Si no se necesita aceptación, la cancelación es inmediata.
Todo el proceso (solicitud, consulta, aceptación/rechazo) puede realizarse en el portal del SAT o a través de un proveedor de certificación, que permite acciones masivas.
Para ingresar al portal del SAT para hacer el cambio de tus facturas requieres:
-Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
-Contraseña SAT o
-e.firma
Para poder firmar las solicitudes de cancelación, necesitas:
-e.firma (personas físicas) o
-Certificado de Sello Digital (CSD).
Tipos de cancelaciones bajo el nuevo esquema
El esquema actual de cancelación distingue entre:
Cancelación sin aceptación: Permitida cuando los CFDI se emiten con errores sin relación o cuando no se envió al receptor.
Cancelación con aceptación: Requiere que el receptor autorice la cancelación en los casos mencionados anteriormente.
¿Cómo evitar errores para no cancelar CFDI?
La prevención es clave para minimizar la necesidad de cancelar comprobantes. Algunas recomendaciones son:
| Verificar los datos antes de emitir el CFDI: | Revisa que el RFC, el nombre, los montos y los conceptos sean correctos. |
| Validar las condiciones de la operación: | Asegúrate de que la transacción se haya concretado antes de emitir la factura. |
| Usar sistemas automatizados: | Plataformas como Sophie pueden ayudarte a evitar errores comunes en la emisión de facturas. |
| Capacitación: | Asegúrate de que el personal que emite los CFDI conozca las normativas vigentes. |
¿La cancelación de un CFDI te afecta ante el SAT?
Cancelar un CFDI de manera recurrente o sin justificación puede generar alertas ante el SAT. Esto puede afectar tu reputación fiscal y aumentar la posibilidad de auditorías. Además, no cumplir con los procedimientos de cancelación podría resultar en multas. Por ello, es fundamental llevar un control estricto de tus CFDI, seguir los procedimientos correctamente y justificar cualquier cancelación.
¿Qué pasa si cancelas un CFDI incorrectamente?
Cancelar un CFDI de manera incorrecta puede generar varios problemas, tanto administrativos como fiscales, tales como:
- Sanciones por parte del SAT: Si la cancelación no cumple con los procedimientos establecidos, como la obtención de la aceptación del receptor cuando es requerida, puedes enfrentar multas. Estas pueden oscilar entre el 5% y 10% del monto en cada comprobante.
- Problemas con clientes o proveedores: Cancelar un CFDI sin previo aviso puede afectar la relación comercial, ya que podría interpretarse como una falta de profesionalismo o una irregularidad en la operación.
- Inconsistencias en tu contabilidad: Una cancelación incorrecta puede generar diferencias entre tus registros contables y fiscales, dificultando la preparación de tus declaraciones y provocando errores en tus reportes financieros.
- Registro de ingresos inexistentes: Si emitiste un CFDI por una operación que no se concretó, el SAT podría considerar esos ingresos como declarados, afectando tu cálculo de impuestos.
- Pérdida del plazo para cancelación: Desde 2022, los CFDI solo pueden cancelarse dentro del mismo ejercicio fiscal en el que fueron emitidos. Si no se cancelan a tiempo, quedarán registrados de forma permanente.
Conclusión
La cancelación de CFDI es una herramienta necesaria en situaciones específicas, pero debe realizarse de manera responsable para evitar problemas con el SAT. Recuerda que la clave está en la prevención: verificar, capacitar y automatizar procesos te ayudará a minimizar errores y mantener tu cumplimiento fiscal en orden.
¡Descarga el siguiente PDF para realizar una correcta cancelación!
¿Tienes dudas sobre cómo cancelar un CFDI? Déjanos tus comentarios y te ayudaremos a resolverlas.
Redacción: Margarita Romero Hernández – Ejecutiva de Crédito y Cobranza en Siconta.
Edición: Itzel Navarrete – Comunicóloga y Periodista Empresarial.
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