Guía completa sobre reembolsos y como hacerlos deducibles.

Si eres una persona que factura ante el SAT, entender el proceso de reembolsos es crucial para asegurar que tu empresa reciba el dinero que le corresponde de manera eficiente y cumplir con las reglas para poder hacerlos deducibles.

Te explicamos qué son los reembolsos, cómo puedes solicitarlos correctamente y qué debes hacer para evitar problemas.

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¿Qué son los reembolsos?

Los reembolsos son dinero devuelto al empleado por gastos laborales pagados de su propio bolsillo.

El pago de reembolsos es una deuda que la empresa tiene que cubrir. Estos reembolsos solo necesitan estar bien documentados.

¿Son deducibles? ¡Sí! El SAT permite deducirlos si cumplen con estos requisitos:

-Deben ser esenciales para el negocio.

-Contar con un CFDI.

-Pagarse electrónicamente.

Si se paga en efectivo, solo se puede deducir hasta 2,000 pesos por CFDI, y el dinero debe salir de la cuenta del emisor del CFDI.

Categorías de gastos para reembolsos en una empresa

Viajes y transporte: Taxis y transporte público.
Alojamiento: Hoteles, gastos de hospedaje alternativo: Como alquileres temporales o estancias en casas de huéspedes.
Comidas y entretenimiento: Almuerzos y cenas, gastos de entretenimiento.
Suministros y materiales: Oficina, materiales de presentación.
Servicios profesionales: Honorarios, gastos de capacitación.
Comunicación:Teléfonos, datos, correos, mensajería.
Gastos administrativos: Papelería, equipos de oficina.
Otros gastos: Multas o sanciones, gastos imprevistos.

Errores comunes en la gestión de reembolsos

¿Todos los gastos son reembolsables? No, esto dependerá de la empresa en cuestión y de las leyes para que estos gastos puedan ser facturados.

Uno de los errores más comunes es no entregar toda la documentación necesaria para los gastos. Esto puede ser porque faltan recibos, facturas o detalles sobre para qué se usó el dinero. A veces, los empleados presentan gastos que no siguen las políticas de la empresa, como gastos personales o compras que no estaban autorizadas.

Otro problema es cuando se presentan los gastos fuera de tiempo. Esto puede atrasar el reembolso y complicar la gestión financiera de la empresa. También es fácil cometer errores en los cálculos de los gastos, lo que puede causar discrepancias y problemas al cuadrar las cuentas.

Consejos para la gestión de reembolsos

En resumen, una gestión eficiente de reembolsos es esencial para asegurar la correcta administración de los recursos financieros de la empresa. Implementar políticas claras y utilizar herramientas adecuadas facilita el proceso y contribuye a una administración más ordenada y efectiva.

¿Tienes alguna experiencia o pregunta sobre los reembolsos?

¡Déjalo saber en los comentarios!

Itzel Navarrete – Comunicóloga y Periodista Empresarial.

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