¡Los viáticos pueden impactar significativamente en el presupuesto de una empresa!

¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son una forma de compensar a los empleados por los gastos de viaje relacionados con el trabajo. La empresa debe establecer políticas para controlar estos gastos para cumplir con las normativas fiscales.

Tipos comunes de viáticos

Transporte:Incluye los costos de transporte como vuelos, trenes, autobuses, taxis y alquiler de vehículos. Es esencial registrar y justificar estos gastos para que se puedan facturar.  
Los gastos de viaje destinados al uso o goce temporal de automóviles y gastos relacionados serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $850.00 diarios, cuando se gasten en territorio nacional o en el extranjero, y el contribuyente acompañe el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que ampare el hospedaje o transporte .
Alojamiento:Hospedaje durante el viaje, como hoteles o alquileres temporales. Si se gasta en el extranjero el límite es de $3,850.00 
Comidas y bebidas: Alimentación durante el viaje. En México se cuenta con un tope de $750.00, en el extranjero $1,500.00 
Gastos adicionales: Lavandería, estacionamiento y peajes entre otros gastos, pueden ser considerados viáticos dependiendo de la política de la empresa. 

¿Cómo gestionarlos?

Establece una política de viáticos: Define qué gastos serán cubiertos, los límites de gasto y el proceso para solicitar reembolsos.

Implementa un sistema: Utiliza herramientas o software para gestionar las solicitudes de manera eficiente como aplicaciones móviles para capturar recibos y registrar gastos.

Solicita recibos: Asegúrate de que los empleados proporcionen recibos para todos los gastos. Regularmente los recibos deben contener nombre, datos del beneficiario, fecha, detalles del gasto y monto.

Audita los viáticos: Realiza auditorías periódicas para asegurarte de que los gastos sean razonables y estén alineados con la política de la empresa.

Capacita a tus empleados: Ofrece formación a tus empleados sobre la política de viáticos y los procedimientos para solicitar reembolsos.

¡OJO!

Consulta las guías oficiales de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público para información actualizada.

Revisa el manual de políticas internas de tu empresa para conocer los límites específicos.

Los viáticos son una parte integral de la administración de los viajes de trabajo y, cuando se gestionan correctamente, pueden mejorar la eficiencia financiera y la satisfacción de los empleados. Al establecer políticas claras, utilizar herramientas adecuadas y auditar regularmente, tu empresa puede mantener un control efectivo sobre estos gastos.

Sigue nuestras recomendaciones para una gestión de viáticos más eficiente y transparente.

¿Tienes alguna experiencia o pregunta sobre los viáticos?

¡Déjalo saber en los comentarios!

Itzel Navarrete – Comunicóloga y Periodista Empresarial.

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